PROTOKOLER, ADMINISTRASI DAN KESEKRETARITAN

Oleh: Badar Kumeira

Disampaikan pada Latihan Kader I (Basic Training) HMI Cabang Kerinci

1. PENGERTIAN PROTOKOLER

1.    Protokoler adalah Tugas penataan suatu acara dan pelaksanaannya.

2. Keprotokoleran HMI merupaan segala aktifitas yang berhubungan dengan penyelengaraan suatu prosedur kelancaran (upacara) dalam HMI. Oleh karena itu ia memegang peranan penting bagi kelangsungan suatu acara.

                   

2. PENGERTIAN ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

Administrasi merupakan segenap penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia mencapai tujuan tertentu. Untuk ter

selenggaranya administrasi dengan baik dan mencapai tujuan, diperlukan suatu proses yang tertib.

Kesekretariatan menurut Webster dalam bukunya New Word Dictionary

1.   The Office or  position    of secretary   (kantor atau  kedudukan  seorang sekretaris)

2.   The office   or  place  where  a  secretary  does his work   (Kantor   atau   di  mana    seorang   skeretaris   melakukan pekerjaanya)

3.   A staff or departement headed by a         secretary (pegawai atau satuan  organisasi yang dipimpin oleh  seorang sekretaris)

4.   A staff or group of secretary (Pegawai atau sekelompok sekretaris)

Kesekretariatan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

Sekretariat : Tempat sekretaris bertugas, kemudian berkembang menjadi   satuan oragnisasi di mana sekretaris melakukan tugas dalam   bidang perkantoran.

Sekretariat : tempat tertentu sebagai pusat pengurusan segala situasi yang berhubungan dengan organisasi.

Administrasi Kesekretariatan : Adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas   bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran tujuan organisasi.

Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan diwujudkan dalam fungís-fungsi administrasi yang terdiri dari :

1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pelaksanaan (Actuating)
4. Pengawasan (Controlling)

Pengelolaan fungís-fungsi administrasi pada statu organisasi seperti  HMI yang memiliki jumlah Cabang, aparat dan aktifitas yang besar sangat membutuhkan suatu keragaman administrasi (Uniformatis)

3. ORGANISASI KESEKRETARITAN HMI

HMI sebagai suatu organisasi adalah suatu bentuk kerja sama dari kelompok mahasiswa-mahasiswa Islam untuk mencapai tujuan bersama (Tujuan HMI Pasal 4 AD)

Aktifitas organisasi terpusat pada sekretariat organisasi

Administrasi kesekretariatan merupakan bagan dari pada administrasi organisasi, yaitu sebagai unit tugas/ pekerjaan yang penyelenggaraannya diserahkan kepada bidang Sekretaris Jenderal atau sekretaris organisasi.

Usaha penyelenggaraan administrasi kesekretariatan bertujuan agar Sekretaris HMI benar-benar dapat berfungsi sebagai sekretaris organisasi yaitu:

1. tempat kerja yang efisien bagi pengurus dalam pengendalian organisasi
2. pusat komunikasi organisasi
3. pusat kegiatan administrasi

BAB V

KESEKRETARIATAN 

Pasal 17  : Gerak organisasi dengan struktur organisasinya dijalankan dengan bantuan alat organisasi lainya seperti sistem administrasi dan sistem keprotokoleran;

a. Letak Sekretariat

Letak sekretariat harus stategis karena sangat menentukan kelancaran komunikasi dengan pihak manapun, terutama dengan anggota sehingga mudah didatangi selain itu juga pertimbangan

-          kelancaran transportasi

-          keadaan lingkungan sekeliling (tenang)

b. Bangunan Sekretariat

Bangunan gedung sekretariat diusahakan mampu menampung seluruh kegiatan mengenai administrasi maupun kegiatan-egatan lainnya, seperti :

1. Jumlah Ruangan disesuaikan dengan kebutuhan
1. ruangan tata usaha
2. ruang tamu
3. ruang perpustakaan
4. ruang sidang/ aula
5. ruang badan khusus HMI (KOHATI,  BPL dll)
2. Ada hubungan antara ruang satu dengan yang lainnya
3. Adanya perabotan untuk menopang menopang kelancaran tugas-tugas.

c. Dekorasi tiap ruangan

- membangkitkan gairah dan kemauan

- menimbulan rasa senang dan tentram

d. Ruangan Sekretariat

• Ruangan harus sehat
• kesegaran anggota dan kemampuan kerja pengurus adalah hal penting yang harus diperhatikan.

4. ADMINISTRASI SURAT- MENYURAT HMI

a. Pengertian : suatu bentuk pencurahan perasaan, kehendak, ide pemikiran dan tujuan seseorang dalam bentuk tulisan.

b. fungsi :

- sebagai alat komunikasi

- sebagai dokumentasi organisasi

- sebagai tanda bukti/ alat bukti

c. bentuk dan isi surat

            bentuk dan isi surat HMI adalah termasuk surat resmi/ dinas sebagai bentuk dan isinya harus menuruti ketentuan-ketentuan yang telah dibuat organisasi.

---

[1] Disampaikan pada Latihan Kader I (Basic Trainig) HMI Cab. Kerinci tanggal 20 April 2010